แนวคิดเกี่ยวกับระบบสารสนเทศ

          แนวคิดเกี่ยวกัยระบบสารสนเทศ

          ในสังคม ข้อมูล ข่าวสาร และสารสนเทศ(Information) เป็นสิ่งที่สำคัญทั้งในภาครัฐและเอกชน    โดยในยุคปัจจุบันได้มีการนำเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาช่วยในการประกอบการตัดสินใจ(Decission    Making) ในการจัดการและบริหารงานด้านต่างๆ และในปัจจุบันเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์มีประสิทธิภาพมากขึ้น ทำให้ข่าวสารเป็นสิ่งที่จำเป็นต้องรับททราบและเข้าถึงได้อย่างรวดเร็ว

vนิยามข้อมูล

  สแตร์ และเรย์โนลด์ (Stair and Raynold, 2001:4) กล่าวว่า ข้อมูลประกอบด้วยข้อเท็จจริง เช่น

ชือลูกค้า ตัวเลขเกี่ยวกับจำนวนชั่วโมงการทำงานในแต่ละสัปดาห์ ตัวเลขเกี่ยวกับสินค้าคงคลัง 

หรือรายการสั่งของออซ(Oz,2002:8) สรุปว่าข้อมูล หมายถึง ข้อเท็จจริงที่อยู่ในรูปตัวเลข ข้อความ 

หรือรูปภาพ ข้อมูลเป็นสิ่งที่ใช้เพื่อการผลิตให้ได้สารสนเทศ

vสรุปความหมายของข้อมูล

   ข้อมูล หมายถึง ข้อเท็จจริงต่างๆอาจอยู่ในรูปของตัวเลข ตัวอักษร สัญลักษณ์ รูปภาพ หรือเสียง    ก็ได้เช่น

         - จำนวนนักศึกษาชั้นปีที่1

         - คะแนนสอบ

         - ที่อยู่ของนักศึกษา

vสารสนเทศ (Information)

    แม็คลอยด์ และคณะ(Mcleod, et al.,2001: 12) นิยามว่า สารสนเทศ คือ

 ข้อมูลที่ผ่านการประมวลผลแล้ว

    กอร์ดอน และกอร์ดอน (Gordon and Gordon, 1999:6) ให้ความหมายว่า สารสนเทศ คือ

 การประมวลผลข้อมูล ซึ่งข้อมูลจะถูกจัดการ แปลความ จัดรูปแบบ วิเคราะห์และสรุป

  สรุปได้ว่า 

สารสนเทศ คือสิ่งที่ได้จากการประมวลผลข้อมูลและสามารถนำไปใช้ประโยชน์ในการวางแผน

การตัดสินใจ และการคาดการณ์ในอนาคตได้ สารสนเทศอาจอยู่ในรูปของข้อความ ตางราง 

แผนภูมิ หรือรูปภาพ

v  ระบบสารสนเทศ (Information system) 

หมายถึง ระบบที่ประกอบด้วยส่วนต่างๆ ได้แก่ ระบบคอมพิวเตอร์ทั้งฮาร์ดแวร์  ซอฟท์แวร์ 

ระบบเครือข่าย  ฐานข้อมูล  ผู้พัฒนาระบบ ผู้ใช้ระบบ  พนักงานที่เกี่ยวข้อง และ ผู้เชี่ยวชาญในสาขา 

ทุกองค์ประกอบนี้ทำงานร่วมกันเพื่อกำหนด  รวบรวม จัดเก็บข้อมูล  ประมวลผลข้อมูลเพื่อ

สร้างสารสนเทศ และส่งผลลัพธ์หรือสารสนเทศที่ได้ให้ผู้ใช้เพื่อช่วยสนับสนุนการทำงาน การตัด

สินใจการวางแผน  การบริหาร การควบคุม  การวิเคราะห์และติดตามผลการดำเนินงานขององค์กร

vระบบสารสนเทศ

หมายถึง ชุดขององค์ประกอบที่ทำหน้าที่รวบรวม  ประมวลผล จัดเก็บ และแจกจ่ายสารสนเทศ เพื่อ

ช่วยการตัดสินใจ และการควบคุมในองค์กร  ในการทำงานของระบบสารสนเทศประกอบไปด้วย

กิจกรรมสามอย่าง คือ การนำข้อมูลเข้าสู่ระบบ (Input)  การประมวลผล (Processing)  และ

การนำเสนอผลลัพธ์ (Output)  ระบบสารสนเทศอาจจะมีการสะท้อนกลับ (Feedback) เพื่อการประ

เมินและปรับปรุงข้อมูลนำเข้า  ระบบสารสนเทศอาจจะเป็นระบบที่ประมวลด้วยมือ(Manual) หรือระบบ

ทีใช้คอมพิวเตอร์ก็ได้ (Computer-based information system –CBIS) (Laudon & Laudon, 2001)

 vกระบวนการทำงานของระบบสารสนเทศจะประกอบไปด้วยส่วนประกอบหลัก 

     3 ส่วน ได้แก่ การนำข้อมูลเข้าสู่ระบบ (Input) ,การประมวลผล (Processing) ,และผลลัพธ์ (Output)

v1. การนำข้อมูลเข้าสู่ระบบ (Input)

     เป็นกิจกรรมการรวบรวมข้อมูลเข้าสู่ระบบเพื่อการประมวลผล เช่น ในการจัดพิมพ์เพื่อจ่ายเงิน

เดือนพนักงานนั้น จำนวนชั่วโมงของพนักงานจถูกรวบรวมก่อนที่จะมีการประมวลผลค่าแรงและ

จัดพิมพ์เช็ค

v3. ผลลัพธ์ (Output) 

        คือ สารสนเทศที่มีประโยชน์ หรือผลผลผลิตที่ได้จากการประมวลผล

                  - มักจะอยู่ในรูปของเอกสาร หรือรายงาน

                  -อาจอยู่ในรูปของสิ่งพิมพ์ที่ออกมาจากเครื่องพิมพ์หรือแสดงอยู่บนหน้าจอคอมพิวเตอร์ที่เป็น

                    อุปกรณ์แสดงผลตัวหนึ่ง หรืออาจจะอยู่ในรูปของรายงานและเอกสารที่เขียนด้วยมือก็ได้

    ตัวอย่าง รายงานยอดขาย  เช็คเงินเดือน 

      นอกจากส่วนประกอบหลัก 3 ประการแล้ว ในระบบสารสนเทศอาจมีการส่งข้อมูลสะท้อนกลับ

     (Feedback) หรือผลลัพธ์ที่ได้จากการประมวลผลไปปรับปรุงการนำข้อมูลเข้า และ กิจกรรมการประ

      มวลผล

     ตัวอย่างเช่น 

      ระบบการจ่ายเงินเดือนพนักงาน ถ้าทำการป้อนชั่วโมงการทำงานรายสัปดาห์เป็น 400 แทนที่จะเป็น40

      ชั่วโมง ถ้าทำการกำหนดให้ระบบตรวจสอบค่าชั่วโมงการทำงานให้อยู่ในช่วง 0-100 ชั่วโมง ดังนั้นเมื่อ

      พบข้อมูลนี้เป็น 400 ชั่วโมง ระบบจะทำการส่งผลสะท้อนกลับออกมา

 1.พัฒนาการของความรู้ สิ่งประดิษฐ์ หรือผลิตภัณฑ์ใหม่

 เมื่อวิทยาการความรู้ สิ่งประดิษฐ์ หรือผลิตภัณฑ์ใหม่ๆเกิดขึ้น สารสนเทศก็จะเกิดขึ้นตามมาด้วย 

 จากนั้นก็จะมีการเผยแพร่สารสนเทศไปยังแหล่งต่างๆ

      2. พัฒนาการของเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์

      เมื่อเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์พัฒนารวดเร็ว มีประสิทธิภาพมากขึ้น ก็สามารถที่จะนำมาใช้ในการผลิต

      สารสนเทศได้สะดวกและรวดเร็ว

      3. การพัฒนาด้านเทคโนโลยีการสื่อสาร

      การสื่อสารในยุคดิจิทัลช่วยอำนวนความสะดวกในการเผยแพร่สารสนเทศไปยังแหล่งต่างๆได้อย่าง

      รวดเร็ว ทั่วโลกสามารถรับทราบเหตุการณ์และข่าวสารที่เกิดขึ้นได้ในเวลาใกล้เคียงกับเหตุการณ์ที่เกิด

      ขึ้นจริง

      4. ความก้าวหน้าของเทคโนโลยีการพิมพ์

      เทคโนโลยีการพิมพ์นับเป็นเทคโนโลยีด้านหนึ่งที่มีการพัฒนาควบคู่ไปกับเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์และ

      การสื่อสารเทคโนโลยีการพิมพ์ที่มีความสามารถและประสิทธิภาพสูงช่วยให้การผลิตสารสนเทศกระทำ

      ได้ในปริมาณมากในเวลาอันสั้น ส่งผลให้ปริมาณสารสนเทศเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว

      5. ความจำเป็นในการใช้สารสนเทศ

  ในการดำเนินชีวิตปัจจุบัน หรือแม้แต่การทำงานใดๆก็ตาม  การศึกษา ค้นคว้าวิจัยเพื่อพัฒนาคุณภาพ

  ชีวิต จำเป็นต้องใช้สารสนเทศที่มีคุณค่าเพื่อแก้ปัญหาต่างๆ รวมทั้งเป็นข้อมูลเบื้องต้นสำหรับการ

  ตัดสินใจ สารสนเทศจึงเกิดขึ้นอย่างมหาศาลเพื่อตอบสนองความต้องการ

  1. ความเที่ยงตรง (Accuracy)

  สารสนเทศขององค์การที่ดีจะต้องมีความเที่ยงตรงและเชื่อถือได้ โดยไม่ให้มีความคลาดเคลื่อนหรือ

  มีความคลาดเคลื่อนน้อยที่สุด ดังนั้นประสิทธิผลของการตัดสินใจจึงขึ้นอยู่กับความถูกต้องหรือ

  ความเที่ยง ตรง ย่อมส่งผลกระทบทำให้การตัดสินใจมีความผิดพลาดตามไปด้วย

  2. ทันต่อความต้องการใช้ (Timeliness) 

  มีคุณสมบัติของการที่สามารถนำสารสนเทศมาใช้ได้ทันทีเมื่อต้องการ ใช้ข้อมูล หรือเพื่อการตัดสิน

  ใจทั้งนี้เนื่องจากเหตุการณ์ต่าง ๆ ทางการการเคลื่อนไหวเปลี่ยนแปลงอย่างรวด เร็ว โดยเฉพาะ

  สารสนเทศด้านการขาย การผลิต ตลอดจนด้านการเงิน ถ้าผู้บริหารได้รับมาล่าช้า ก็จะส่งผลกระทบต่อ 

  ประสิทธิภาพและประสิทธิผลของการตัดสินใจ หรือการดำเนินงานของผู้บริหารที่จะลดลงตามไปด้วย

  3. ความสมบูรณ์ (Completeness) 

  สารสนเทศขององค์การที่ดี จะต้องมีความสมบูรณ์ที่จะช่วยทำให้การตัดสินใจเป็นไปด้วยความถูกต้อง

  เช่น ใบรายงานผลการเรียนของนักศึกษาแต่ละภาคการศึกษา จะต้องประกอบด้วยผลการเรียน แต่ละ

  รายวิชาที่ลงทะเบียน พร้อมทั้งเกรดเฉลี่ยในภาคการศึกษานั้น และเกรดเฉลี่ยสะสม เป็นต้น

  4. การสอดคล้องกับความต้องการของผู้ใช้ (Relevance) 

  สารสนเทศขององค์การที่ดีจะต้องมีคุณลักษณะที่สำคัญอีกประการหนึ่งก็คือ จะต้องตอบสนองต่อ

  ความต้องการของผู้ใช้ที่จะนำไปใช้ในการตัดสินใจได้ ดังนั้นในการที่องค์การจะออกแบบและพัฒนา

  ระบบสารสนเทศในองค์การนั้น การสอบถามความต้องการของสารสนเทศที่ผู้ใช้ต้องการเป็นปัจจัยที่

   มาความสำคัญ อย่างมาก เช่น สนเทศในการบริหารการผลิต การตลาด และการบริหารทรัพยากร

   มนุษย์ เป็นต้น

  5. ตรวจสอบได้ (Verifiability) 

  สารสนเทศที่ดีควรมีคุณลักษณะที่สามารถจะตรวจสอบได้โดยเฉพาะแหล่งที่มา การจัดรูปแบบการ

  วิเคราะห์ข้อมูลที่ใช้ ทั้งนี้เพื่อให้การตัดสินใจได้เกิดความรอบครอบ การที่ผู้บริหารมองเห็นสารสนเทศ

  บางเรื่องแล้วพบว่าทำไมจึงมีค่าที่ต่ำเกินไป หรือสูงเกินไป อาจต้องตรวจสอบความถูกต้องของ

  สารสนเทศที่ได้มา ทั้งนี้ก็เพื่อมิให้การติดสินใจเกิดความผิดพลาด 

  6. สะดวกในการเข้าถึง (Accessible)

  สารสนเทศต้องง่ายและสะดวกต่อการเข้าถึงข้อมูลตามระดับสิทธิของผู้ใช้ เพื่อจะไดด้ข้อมูลหรือ

  สารสนเทศที่ถูกต้องตามรูปแบบและทันต่อความต้องการของผู้ใช้

  7. ปลอดภัย (Secure) 

  สารสนเทศจะต้องออกแบบและจัดการให้มีความปลอดภัยจากผู้ที่ไม่มีสิทธิมรการเข้าถึงข้อมูลหรือ

  สารสนเทศนั้น

  1.ฮาร์ดแวร์ (Hardware)

  คือ อุปกรณ์ทางกายภาพ ที่ใช้ในการรวบรวม การนำเข้า และการจัดเก็บข้อมูล, ประมวลผลข้อมูลให้

  เป็นสารสนเทศ และแสดงสารสนเทศที่เป็นผลลัพธ์ออกมา

  2.ซอฟต์แวร์ (Software) 

  ประกอบด้วยกลุ่มของโปรแกรมที่ใช้ในการปฏิบัติงานร่วมกับฮาร์ดแวร์ เพื่อประมวลผลข้อมูลให้ได้

  ผลลัพธ์ตามความต้องการของการใช้งาน และใช้ในการประมวลผลข้อมูลเป็นสารสนเทศ

   3. ข้อมูล (Data) 

   ในส่วนนี้หมายถึงข้อมูลและสารสนเทศที่ถูกเก็บอยู่ในฐานข้อมูลโดย  ฐานข้อมูล (Database)

   หมายถึง กลุ่มของค่าความจริงและสารสนเทศที่มีความเกี่ยวข้องกันนั่นเอง

   4.บุคคล (People) 

   หมายถึงบุคคลที่ใช้งานและปฏิบัติงานร่วมกับระบบสารสนเทศ

   5.ขบวนการ (Process)

   หมายถึงกลุ่มของคำสั่งหรือกฎ ที่แนะนำวิธีการปฏิบัติงานกับคอมพิวเตอร์ในระบบสารสนเทศ

   6.การสื่อสารข้อมูล, ระบบเครือข่าย (Network)

   หมายถึงการเชื่อมโยงคอมพิวเตอร์เข้าด้วยกันเพื่อช่วยให้มีการใช้ทรัพยากรร่วมกัน และช่วยการ

   ติดต่อสื่อสาร ข้อมูลผ่านสื่อนำข้อมูล เช่น สายโทรศัพท์ สายเคเบิล และดาวเทียม เป็นต้น

     บทบาทความสำคัญของเทคโนโลยีสารสนเทศ ความก้าวหน้าทางด้านวิทยาศาสตร์และ

     เทคโนโลยี ทำให้มีการพัฒนาคิดค้นสิ่งอำนวยความสะดวกสบายต่อการดำรงชีวิตเป็นอัน

     มาก เทคโนโลยีได้เข้ามาเสริมปัจจัยพื้นฐานการดำรงชีวิตได้เป็นอย่างดี เทคโนโลยีทำให้

     การสร้างที่พักอาศัยมีคุณภาพมาตรฐาน สามารถผลิตสินค้าและให้บริการต่าง ๆ เพื่อตอบ

     สนองความต้องการของมนุษย์

  vความสำคัญของเทคโนโลยีสารสนเทศด้านที่มีผลกระทบต่อการเปลี่ยนแปลงพฤติกรรม 

      ด้านต่าง ๆ ของมนุษย์ไว้หลายประการดังต่อไปนี้ (จอห์น ไนซ์บิตต์ อ้างถึงใน ยืน ภู่วรวรรณ)

    

      1. เทคโนโลยีสารสนเทศ ทำให้สังคมเปลี่ยนจากสังคมอุตสาหกรรมมาเป็นสังคมสารสนเทศ

      2. เทคโนโลยีสารสนเทศทำให้ระบบเศรษฐกิจเปลี่ยนจากระบบแห่งชาติไปเป็นเศรษฐกิจ โลกที่

          ทำให้ระบบเศรษฐกิจของโลกผูกพันกับทุกประเทศ ความเชื่อมโยงของเครือข่ายสารสนเทศทำให้

          เกิดสังคมโลกาภิวัฒน์

      3. สามารถตอบสนองตามความต้องการการใช้เทคโนโลยีในรูปแบบใหม่ที่เลือกได้เอง

      4. เทคโนโลยีสารสนเทศทำให้เกิดสภาพทางการทำงานแบบทุกสถานที่และทุกเวลา

      5. เทคโนโลยีสารสนเทศก่อให้เกิดการวางแผนการดำเนินการระยะยาวขึ้น อีกทั้งยังทำให้วิธีการตัดสินใจ หรือเลือกทางเลือกได้ละเอียดขึ้น 

        กล่าวโดยสรุป เทคโนโลยีสารสนเทศมีบทบาทที่สำคัญในทุกวงการ มีผลต่อการเปลี่ยนแปลงโล
        ด้านความเป็นอยู่ สังคม เศรษฐกิจ การศึกษา การแพทย์ เกษตรกรรม อุตสาหกรรม การเมือง
        ตลอดจนการวิจัยและการพัฒนาต่างๆ
      

     ปัจจัที่ทำให้เกิดความล้มเหลวในการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ 

     vจากงานวิจัยของ Whittaker (1999: 23) พบว่า ปัจจัยของความล้มเหลวหรือความผิดพลาดที่เกิดจากการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ ในองค์การ มีสาเหตุหลัก 3 ประการ ได้แก่ 

      1. การขาดการวางแผนที่ดีพอ  โดยเฉพาะอย่างยิ่งการวางแผนจัดการความเสี่ยงไม่ดีพอ ยิ่งองค์การมีขนาดใหญ่มากขึ้นเท่าในการจัดการความเสี่ยงย่อมจะมีความสำคัญมากขึ้นเป็นเงาตามตัว ทำให้ค่าใช้จ่ายด้านนี้เพิ่มสูงขึ้น 

            2. การนำเทคโนโลยีที่ไม่เหมาะสมมาใช้งาน การนำเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาใช้ในองค์กรจำเป็นต้องพิจารณาให้สอดคล้องกับ ลักษณะของธุรกิจหรืองานที่องค์กรดำเนินอยู่ หากเลือกใช้เทคโนโลยีที่ไม่สอดรับกับความต้องการขององค์กรแล้วจะทำให้เกิด ปัญหาต่าง ๆ ตามมา และเป็นการสิ้นเปลืองงบประมาณโดยใช่เหตุ

            3. การขาดการจัดการหรือสนับสนุนจากผู้บริหารระดับสูง การที่จะนำเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาใช้งานในองค์กร หากขาดซึ่งความสนับสนุนจากผู้บริหารระดับสูงแล้วก็ถือว่าล้มเหลวตั้งแต่ยัง ไม่ได้เริ่มต้น การได้รับความมั่นใจจากผู้บริหารระดับสูงเป็นก้าวย่างที่สำคัญและจำเป็นที่ ทำให้การนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ในองค์การประสบความสำเร็จ 

   ปรโยชน์ของระบบสารสนเทศ

      

      1.ช่วยให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงสารสนเทศที่ต้องการได้อย่างรวดเร็วและทันต่อ เหตุการณ์

       เนื่องจากข้อมูลถูกจัดเก็บและบริหารอย่างเป็นระบบ ทำให้ผู้บริหารสามารถเข้าถึงข้อมูลได้อย่าง

       รวดเร็วในรูปแบบที่เหมาะสมและสามารถนำข้อมูลมาใช้ประโยชน์ทันต่อความต้องการ

           2. ช่วยในการกำหนดเป้าหมายกลยุทธ์และการวางแผนปฏิบัติการ

             โดยผู้บริหาร สามารถนำข้อมูลที่ได้จากระบบสารสนเทศมาช่วยในการวางแผนและกำหนดเป้าหมายใน การดำเนินงานเนื่องจากสารสนเทศถูกรวบรวมและจัดการอย่างเป็นระบบ ทำให้มีประวัติของข้อมูลอย่างต่อเนื่อง สามารถที่จะบ่งชี้แนวโน้มของการดำเนินงานว่าน่าจะเป็นไปในลักษณะใด

           3. ช่วยในการตรวจสอบการดำเนินงาน

              เมื่อแผนงานถูกนำไปปฏิบัติในช่วงระยะเวลาหนึ่ง ผู้ควบคุมจะต้องตรวจสอบผลการดำเนินงานโดยนำข้อมูลบางส่วนมาประมวลผลเพื่อประกอบการประเมิน สารสนเทศที่ได้จะแสดงให้เห็นผล

              การดำเนินงานว่าสอดคล้องกับเป้าหมายที่ต้องการเพียงไร

            4. ช่วยในการศึกษาและวิเคราะห์สาเหตุของปัญหา

              ผู้บริหารสามรถใช้ระบบสารสนเทศประกอบการศึกษาและการค้นหาสาเหตุ หรือข้อผิดพลาดที่เกิด 

              ขึ้นในการดำเนินงาน ถ้าการดำเนินงานไม่เป็นไปตามแผนที่วางไว้ โดยอาจจะเรียกข้อมูลเพิ่มเติม

              ออกมาจากระบบ เพื่อให้ทราบว่าความผิดพลาดในการปฏิบัติงานเกิดขึ้นจากสาเหตุใด หรือจัดรูป

              แบบสารสนเทศในการวิเคราะห์ปัญหาใหม่

       5. ช่วยให้ผู้ใช้สามารถวิเคราะห์ปัญหาหรืออุปสรรคที่เกิดขึ้น

          เพื่อหาวิธีควบคุม ปรับปรุงและแก้ไขปัญหา สารสนเทศที่ได้จากการประมวลผลจะช่วยให้ผู้บริหาร วิเคราะห์ว่าการดำเนินงานใน แต่ละทางเลือกจะช่วยแก้ไขหรือควบคุมปัญหาที่เกิดขึ้นได้อย่างไร ธุรกิจต้องทำอย่างไรเพื่อปรับเปลี่ยนหรือพัฒนาให้การดำเนินงานเป็นไปตามแผน งานหรือเป้าหมาย

        6. ช่วยลดค่าใช้จ่าย

          ระบบสารสนเทศที่มีประสิทธิภาพช่วยให้ธุรกิจลดเวลา แรงงาน และค่าใช้จ่ายในการทำงานลง  เนื่องจากระบบสารสนเทศสามารถรับภาระงานที่ต้องใช้แรงงานจำนวนมาก ตลอดจนช่วยลดขั้นตอนในการทำงาน ส่งผลให้ธุรกิจสามารถลดจำนวนคนและระยะเวลาในการประสานงานให้น้อยลง โดยผลงานที่ออกมาอาจเท่าหรือดีกว่าเดิม ซึ่งจะเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพและศักยภาพในการแข่งขันของธุรกิจ